Turnusgenerator

Istedenfor å plotte vakter manuelt, brukes en turnusgenerator. Da kan kunstig intelligens raskt lage mange planer, og finne den som passer best.

– Våre bemanningsplanleggere tester nå ut løsninger hvor deler av planleggingsprosessen automatiseres, sier Reinskou.

Planene utarbeides basert på bemannings- og kompetansebehov, lov- og avtaleverk, ansattes innspill og fraværsprediksjon.

– Vi er overbevist om at dette er starten på de store mulighetene KI kan gi oss for å automatisere arbeidskrevende prosesser, og tilpasse løsningene til våre behov, sier han.

– Har dere gjort noen beregninger på hva dere sparer?

– Vi er helt i oppstartsfasen med utprøving av turnusgenerator.

Det er altfor tidlig å si hvor mye ressurser man kan spare, svarer Reinskou.

Det er også for tidlig å si noe om kvaliteten. Først i 2026 vil de første ansatte gå i turnuser generert av KI.

«Vi må sikre at de menneskelige aspektene og den unike kompetansen til de ansatte ikke blir oversett i jakten på effektivisering.»

Runa Forren, hovedtillitsvalgt i Trondheim kommune

Ikke bare matematikk

Runa Forren er hovedtillitsvalgt for Delta i Trondheim. Hun kjenner godt til kommunens satsing på KI, og er positiv til å automatisere tidkrevende manuelle prosesser.

Samtidig er hun bekymret for at teknologien kan redusere kvaliteten på turnusen, på bekostning av både ansatte og brukere.

– I Trondheim kommune har vi sett en utvikling de siste årene der ledere og ansatte i økende grad blir målt på økonomisk resultat i forhold til tildelte budsjetter, fremfor fokus på kvalitet i tjenesten, sier Forren.

Trondheim var også tidlig ute med å ta i bruk årsturnus, I dag har stort sett alle ansatte kalenderplaner over 52 uker.

– En turnus er ikke bare et matematisk regnestykke som skal gå opp. Det er en avtale tillitsvalgte signerer på vegne av medlemmene, både i forhold til arbeidstid og fritid, for inntil et år i gangen. Da må vi ha gode prosesser, påpeker hun.

Relasjonskompetanse er et eksempel på en egenskap hun tviler på om KI vil ta hensyn til. Det kan lett gå utover kvaliteten på tjenestene, frykter hun.

Fraværsprediksjon

Kunstig intelligens kan forutsi hvor mye fravær det vil bli i framtiden på en arbeidsplass, og gjør det mer nøyaktig enn mennesker. Det kalles fraværsprediksjon.

Siden 2018 har Trondheim kommune samarbeidet med Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU) om å lage modeller for fraværsprediksjon. De bidrar til at bemanningen i Trondheim kommune planlegges mer nøyaktig. Noe som kan redusere vikarbruken

– Ved å forutsi sykefravær kan vi styrke bemanningen og opprettholde tjenestekvaliteten, sier byråd Kjetil Ovrid Reinskou i Trondheim.

Selv om modellene er gode på å predikere sannsynlighet for fravær, så vil han understreke at det er mennesker som bærer ansvaret.

– Det er viktig å huske at KI-løsningen fungerer som et støtteverktøy. Beslutninger rundt bemanning og innleie skal fortsatt tas av lederne.

Kan misbrukes

Øystein Holm-Haagensen, som har ansvar for teknologipolitikk i Delta, mener det gjelder å være på vakt.

For å forutsi fravær i framtiden må programmet vite hvordan fraværet har vært. Da må den mates med historiske data om sykefraværet på ulike avdelinger.

Meningen er bare å forutsi fraværet for avdelingen. Men hva om den samtidig regner ut sannsynligheten for at akkurat du kommer til å bli syk framover?

– Hvis KI forventer sykefravær på enkeltpersoner så er det dypt problematisk, sier Holm-Haagensen.

Trondheim commune kan forsikre om at de ikke predikerer fraværet til enkeltansatte, men Holm-Haagensen blir ikke beroliget:

– Selv om Trondheim kommune lover å ikke predikere sykefraværet til Kari 54 år, så kan de predikere fraværet til kvinner 50 pluss i avdelingen.

Hvor presis prediksjonen blir, avhenger av hvor presise tall som legges inn i programmet.

– Jeg tror ikke Trondheim kommune har onde hensikter, men dette kan bli en «slippery slope», frykter han.

– Prediksjonen kan gjøres litt mer detaljert, så litt mer, og enda litt mer. Alltid med gode intensjoner og godt nok begrunnet. Men skjer det nok ganger, havner man langt unna det som var den opprinnelige hensikten.

Ansatte skal informeres

Datatilsynet fører kontroll med at personvernregelverket etterleves i Norge.

Jeanette Dyrkorn, som er juridisk seniorrådgiver der, forteller at de følger med på bruken av kunstig intelligens i arbeidslivet, men har ikke registrert noen saker rundt denne problemstillingen.

– Bruk av slikt KI-verktøy kan sikkert være et effektivt og nyttig hjelpemiddel for bemanningsplanlegging. Samtidig må arbeidsgiver sette seg inn i hva verktøyet samler inn fra arbeidstakerne, og vurdere om det er lovlig å ta det i bruk, sier hun.

Dersom KI-verktøyet samler inn personopplysninger om ansatte, så skal de få informasjon om hva det skal brukes til.

– Opplysningene kan ikke senere brukes til noe annet, påpeker Dyrkorn.

Bare tall legges inn

Bedriften Synplan tilbyr fraværsprediksjon, og skal være de eneste i Norge.

Inger Nerdal informerer om at det bare er statistikk som legges inn i fraværsprediksjonen, ikke navn på ansatte.

– Om det jobber få på en avdeling, kan det ikke da spores likevel?

– Nei, det krever et vist datagrunnlag for å utnytte prediksjon godt, svarer hun.

Delta: – Når man innfører ny teknologi, må de tillitsvalgte ha et ord med i laget.

Delta har inngått samarbeid med Digital Norway om kursing av tillitsvalgte. Tilbudet vil bli tilgjengelig nå i høst.

Digital Norway er en medlemsorganisasjon som vil heve den digitale kompetansen i norsk arbeidsliv gjennom kurs og arrangementer.

– Vil vi at våre tillitsvalgte skal ha den nødvendige kunnskapen om KI, og forståelse for hvordan den påvirker arbeidshverdagen til våre medlemmer, sier leder i Delta, Trond Ellefsen.

Kursene skal gjøre tillitsvalgte i stand til å følge med på utviklingen, og ta diskusjonene om hvordan teknologien skal brukes på arbeidsplassene.

Verktøyet åpner for å hente inn og systematisere store mengder informasjon. Men:
– Ikke bare å trykke på en knapp

Synplan er et av selskapene i Norge som leverer tjenester der KI inngår for å lage bemanningsplaner og turnuser. Vi spør om turnusene blir bedre gjennom å bruke kunstig intelligens?

– Ved å benytte kunstig intelligens er du sikret en turnus fri for brudd på lovverk og lokale avtaler, sier Inger Nedal i Synplan.

En KI-basert generator setter raskt opp bemanningsplaner. Det gjør det blant annet mulig å sammenligne ulike arbeidstidsordninger.

På forhånd hentes innspill fra ansatte.

– Vi har en bred medarbeiderkartlegging for at ansatte skal kunne påvirke egen arbeidstid, sier Inger Nedal i Synplan.

Mulighetene er mange. Her er det ikke teknologien som setter begrensninger, men hva som rent praktisk er mulig. Så blir det opp til lederne å avgjøre hvordan kartleggingen skal se ut, og hva slags hensyn den kunstige intelligensen skal ta.

Kan bli mer rettferdig

Når de samme spørsmålene går ut til alle ansatte, blir turnusene mer rettferdige, mener Nedal.

– Alle får alle de samme spørsmålene. Det setter medarbeiderne pris på, erfarer hun.

– Kan man ta hensyn til kompetanse, og behov for faste team rundt en bruker eller pasient?

– Det kommer helt an på hvordan du bygger bemanningsplanen.

– Det er ikke bare å trykke på en knapp, så kommer en ferdig plan ut, understreker hun.

Enklere å utnytte kompetanse

Om kompetansen er kartlagt, kan teknologien bidra til at den blir utnyttet bedre, også på tvers av avdelinger.

– Det er krevende å lage en turnus for et helt sykehjem sett under ett. Det kan KI hjelpe deg med. Da er du sikret at kompetansen totalt sett er dekket, sier Nedal.